誰でも今すぐできるメールの時短術

ビジネスの気づき

時は金なり。塵も積もれば山となるんです。

この記事では私が普段当たり前に使っている、メールやLINEでの時短術をご紹介したいと思います。

LINEはスタンプとかもあるので、割と簡略化できることも多いですが、やはりメールになると、
 ○○様
 お世話になっております。
 mamaskyのドイです。
みたいな文章から始まって、最後は大体、「ご確認のほどどうぞよろしくお願い申し上げます。」みたいな感じで締めくくったりしますよね。

連絡は丁寧にするのが一番ですが、一字一句入力するのはナンセンスかなと思うのです。
実は私はパソコンの入力がとても速くて、一般的なスピードのタイピングよりも2倍近く早いかなと思うことがあります。

それでも考えながら入力していると時間がかかってきます。
仮に1メールに3分かけていたとして、10件メールがあったら、あっという間に30分もかかってしまうわけです。もしタイピングが苦手な方だとしたら、これは2倍になる可能性だってあるわけです。

ちょっとメールを返すだけ、と思っていても、それが増えれば、もちろん時間のロス。
経営者にとっての時間の価値は安くないはずですよね。

今すぐ、「辞書登録機能」を使おう

私の会社では、ママたちからのイベントの参加予約連絡は1つ1つ内容を確認して、手動で返信をしているので、「予約完了」「キャンセル対応」「キャンセル待ち対応」「キャンセルのお知らせ」辺りは定型的になっていたりします。

そもそも手動じゃなくて、自動返信にすれば解決する話なんですが、ちょっとそうできない事情もあって、手動のまま気づけば5年経っていました。

そこで私が取り入れたのは、スマホの辞書登録!

わざわざ辞書登録画面まで行かなくとも、この文章よく使うなぁと思った時に、その文章を全選択すれば、その時に出てくるコピーとかペーストとかの項目の一つに「辞書登録」が出てくると思うので、それをタップして、辞書登録しています。(iPhoneの場合ですが)

例えば、予約完了のメールは私のスマホでは「もうし」と入力すれば、その定型文が変換されます。キャンセル待ち対応の時は「きゃんま」と入力すれば、これもまた定型文が変換されます。

この調子で、他にも「めーる」でメールアドレスが、「らいん」でラインの友達追加のURLが、変換されるようになっています。

増やせば増やすほど入力の時間を短縮できるのですが、登録しすぎて、登録単語を忘れてしまうと元も子もないので、覚えて置ける限り、且つ使用頻度がかなり高いものだけ、にしておけばいいのかなと思います。

恐らく、辞書登録機能は使っている方も多いんじゃないかなぁと思いますが、すぐに取り入れられる方法なので、やっていない方は是非取り入れてみてくださいね。

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